Damit Menschen erfolgreicher zusammen arbeiten…
Delegieren ist eine tägliche Führungsaufgabe!
Jede Führungskraft hat (hoffentlich) gelernt, wie man richtig delegiert. Und trotzdem werden dabei immer wieder grundlegende Fehler gemacht.
Die folgende kleine Geschichte mag trivial klingen. Erst vor kurzem habe ich im Rahmen meiner Dozententätigkeit mit jungen Menschen, die sich in der Ausbildung zum «Technischen Kaufmann/-frau» befinden, das Thema «Delegation» behandelt. Da diese Ausbildung berufsbegleitend ist, konnte ich die Erfahrung der Studierenden mit ihren Vorgesetzten abfragen. Das Ergebnis war einigermassen erschütternd. Ungefähr die Hälfte musste feststellen, dass die ihnen delegierten Aufgaben nicht «richtig delegiert» wurden. Es fand z.B. kein Delegationsgespräch statt, stattdessen wurde nach der «mach mal Methode» gehandelt, also dem Mitarbeitenden nur gesagt, was er zu tun hat, aber weder das Ziel noch die Motivation, geschweige denn der Umfang der Aufgabe mitgeteilt. Termin? Ach ja, bis wann sollte es denn erledigt sein…?
Lediglich kontrolliert wurden alle. Positiv formuliert, kann Kontrolle auch etwas Wertschätzendes haben, nämlich dann, wenn dieser abschliessende Punkt der Delegation als echtes Interesse an der Arbeit des Mitarbeitenden gesehen und vereinbart wird. Wie so oft ist es eine Frage der Sicht-, Denk- und Kommunikationsweise.
Was hat das mit gesunder Führung zu tun?
Wenn Sie Vertrauen in Ihre Mitarbeitenden haben, dann hat Delegieren zwei Effekte. Zum einen die Entlastung Ihrer eigenen Tätigkeit und zum anderen die Wertschätzung in Ihre Mitarbeitenden, dass Sie ihnen die Aufgabe zutrauen und ihm/ihr die Möglichkeit zur Weiterentwicklung geben. Es muss nicht extra betont werden, dass Sie darauf achten, Ihre Mitarbeitenden nicht zu überlasten, oder?
Lt. Studien stellen Überforderung, mangelnde Unterstützung und unklare Aufgabenverteilung wesentliche berufliche, arbeitsplatzbezogene Belastungsfaktoren dar.
Das persolog® Zeitmanagement-Profil und die IMPUT + K Regel
Wir verwenden im Rahmen von Selbst-, Ziel- und Zeitmanagement-Seminaren und Coachings u.a. das persolog® Zeitmanagement-Profil, aus dem ich hier die IMPUT + K Regel zitiere:
I – Inhalt: Welche Aufgaben sind zu delegieren und welche Schwierigkeiten sind zu erwarten?
M – Motivation und Ziel: Welchem Zweck dient diese Aufgabe oder Tätigkeit?
P – Person: Wer ist am ehesten geeignet, die Aufgabe zu übernehmen, wer hat Kapazität und wie kann ich die Person dadurch weiterqualifizieren?
U – Umfang/Details: Wie soll die Aufgabe umgesetzt werden? Information? Kosten?
T - Termin: Bis wann soll es erledigt sein?
K - Kontrolle: Wie und wann kann es überprüft werden? Interesse und Wertschätzung!
Und was noch?
Schliesslich sollten Sie die Delegation dokumentieren!
Viel Erfolg beim Delegieren wünscht Jörg H. Werner (www.beratungskontor.ch)